Как упростить хранение документов компании с несколькими филиалами

История о финансово-хозяйственных операциях компаний не раз может пригодиться в будущем. Поэтому руководители, учредители часто приветствуют долгое хранение подтверждающих бумаг. При больших объёмах целесообразно применять цифровое распознавание документов https://beorg.ru/komplekty-dokumentov/ с помощью систем искусственного интеллекта. А затем создавать архивы, каталоги. Структурировать оцифрованную документацию гораздо проще. К тому же она занимает минимум места (в виде гига- и терабайтов на компьютерных дисках и других носителях).

Какие бумаги подходят для оцифровки

Нужно заказать оцифровку у профессионалов. Вам не придётся осваивать сложнейшие IT-знания. Просто вы получите готовый массив цифровых документов. И дальше уже сможете упорядочить их по своему усмотрению.

Подобные компании выполняют заказы разной сложности. Обрабатывают бумаги финансового, коммерческого, кадрового толка, инструкции, акты, справки, заявления и так далее. В том числе готовы работать с пакетами (комплектами) документов.

Технологии распознавания неструктурированных данных создаются программистами, а пользоваться результатами могут обычные сотрудники.

Взаимосвязь между филиалами

Поскольку цифровые документы имеют виртуальное хождение, их и размещать следует на соответствующих площадках.

Создайте облачное централизованное хранилище, которым смогут пользоваться работники из разных филиалов. Определите, кто из сотрудников будет иметь доступ к корпоративной базе данных. Имеет смысл продумать разные уровни доступа (в зависимости от содержания документов, уровня секретности данных). Но для этого у вас должна быть чёткая номенклатурная разбивка — по типу документа, по датам, контрагентам, видам деятельности, филиалам и отделам.